「人手が足りないのに、記録や事務に時間を取られる」その悩み、ICTで解決できるかもしれません
「夜勤者を増やしたいのに採用が追いつかない」「記録や申し送りに時間がかかり、ケアに割く時間が減っている」――こうした悩みを抱える施設は少なくありません。この記事では、介護記録ソフトや見守り機器などのICT（情報通信技術）導入が職員の負担軽減や人員配置基準クリアにどうつながるのか、費用感や導入時の注意点も含めて整理します。
なぜ今、ICT導入が重要なテーマなのか
介護現場の人手不足は年々深刻になっており、有効求人倍率も他業種より高い水準が続いています。採用だけで人員配置基準（施設の入所者数・利用者数に対して配置すべき職員数の最低ライン）を満たし続けるのは、多くの施設にとって簡単ではありません。
こうした状況を受け、国もICT・介護ロボットの活用を後押しする方向に舵を切っています。2024年度（令和6年度）の介護報酬改定では、見守り機器等のテクノロジーを複数導入し、職員間の適切な役割分担や効果測定の体制を整えた施設を対象に、特定施設入居者生活介護（介護付き有料老人ホームなど）の人員配置基準を常勤換算1人から0.9人へ緩和できる特例が新設されました（厚生労働省 社会保障審議会介護給付費分科会資料）。また特別養護老人ホームでも、入所者数の10%以上に見守りセンサーを設置し、安全な活用のための委員会設置・検討会実施を行うことを条件に、夜勤職員配置加算の人員基準が緩和される仕組みがあります（厚生労働省 社保審－介護給付費分科会資料）。
さらに同改定では、ICT機器や介護ロボットの導入と業務改善を継続的に行い、効果データを提出する施設を評価する「生産性向上推進体制加算」が新設されました。加算(Ⅰ)は月100単位、(Ⅱ)は月10単位で、(Ⅰ)は(Ⅱ)の要件に加えて複数のテクノロジー導入・適切な役割分担・年1回以上のデータ提出などが求められます（厚生労働省資料（PDF））。つまりICT導入は「業務が楽になる」だけでなく、配置基準の緩和や加算という形で制度上も評価され始めているテーマなのです。
検討する際に押さえておきたいポイント
費用感
介護記録ソフトは月額数万円〜十数万円程度のクラウド型サービスが主流で、初期費用を抑えて始められるものが増えています。見守りセンサーや介護ロボットは機器台数に応じた初期投資が必要ですが、都道府県のICT導入補助金・介護ロボット導入支援事業を活用できる場合があります。補助金の有無・上限額は自治体ごとに異なるため、まずは事業所所在地の自治体（指定権者）の担当窓口に確認するのが確実です。
導入のしやすさ
紙の記録をそのままデジタル化するだけの機能から、ケアプラン作成・請求業務まで一気通貫で行えるものまで幅が広く、既存の業務フローとどれだけ整合するかが導入負担を左右します。無料トライアルやデモを用意しているサービスも多いため、実際の記録画面や入力の手間を職員が試してから判断すると、導入後のギャップを減らせます。
現場への定着しやすさ
新しいツールは、ITに不慣れな職員にとって最初はハードルになりがちです。操作研修やサポート体制が手厚いか、タブレット入力に対応しているか（記録のためだけに事務所へ戻る手間がなくなるか）は、定着を左右する重要な観点です。
こんな施設には特に向いている
- 夜勤者の見守り負担が大きい特養・老健：見守りセンサーやインカムの導入で巡視回数を減らし、異変への気づきを早められる可能性があります。夜勤職員配置加算の要件を満たせば人員基準緩和の対象にもなり得ます。
- 記録・申し送りに時間を取られているグループホーム・デイサービス：介護記録ソフトで転記作業を減らし、その分をケアや相談援助に充てやすくなります。
- 非常勤職員の勤務形態が多様な施設：勤怠管理とシフト作成が連動したシステムを使うと、常勤換算数（パート職員の勤務時間を常勤職員の人数に置き換えて計算する方法）の集計・管理がしやすくなります。
具体的な数字で見てみます。入所者80人の特養では、3:1基準（介護・看護職員の常勤換算数が入所者数の3分の1以上必要という基準）により、80 ÷ 3 = 26.67 → 切り上げで常勤換算27人以上の介護・看護職員が必要です。ここで非常勤職員を10人採用し、週の勤務時間合計が180時間、常勤の週所定労働時間が40時間だとすると、非常勤分の常勤換算数は180 ÷ 40 = 4.5人。常勤17人と合わせて常勤換算数は21.5人となり、27人にはまだ届きません。ICT導入で記録・申し送りにかかる時間を1人あたり月数時間でも圧縮できれば、既存職員がケア業務に充てられる実質的な稼働時間を増やせるため、無理な採用計画に頼らずに基準クリアへ近づく一助になります（ただし基準を満たすのは実際の常勤換算数であり、ICT導入自体が自動的に人数を増やすわけではない点には注意が必要です）。
| 施設種別 | ICTで軽減しやすい業務 | 制度上の評価（2026年時点） |
|---|---|---|
| 特別養護老人ホーム | 夜間巡視、記録、申し送り | 見守りセンサー等の要件を満たせば夜勤職員配置加算の基準緩和対象 |
| 介護老人保健施設 | 記録、リハビリ計画書作成 | 生産性向上推進体制加算の対象 |
| 特定施設（有料老人ホーム等） | 記録、情報共有 | 複数テクノロジー導入等の要件を満たせば人員配置基準1人→0.9人の特例対象 |
| グループホーム・デイサービス | 記録、送迎管理、請求業務 | 生産性向上推進体制加算の対象（要件はサービス種別により異なる） |
導入・利用にあたっての注意点
ICT導入は万能ではありません。まず、人員配置基準の緩和や加算の算定には、機器の複数導入・委員会の設置・効果データの提出など細かな要件があり、機器を入れただけでは対象になりません。要件は施設種別やサービスごとに異なり、改定のたびに見直されるため、詳しくは事業所所在地の自治体（指定権者）や顧問の社会保険労務士にご確認ください。
また、初期投資に見合う効果が出るまでには、職員が操作に慣れる期間が必要です。導入直後はむしろ入力の手間が増えたと感じる職員も出やすいため、一部のフロア・ユニットで試験導入してから全体展開するなど、段階的に進める施設も少なくありません。データ通信環境が弱い施設では、Wi-Fi環境の整備が先に必要になるケースもあります。
まとめ・次の一歩
- ICT導入は職員の記録・巡視負担を軽減し、人員配置基準の緩和や生産性向上推進体制加算といった制度上の評価にもつながり得るテーマです
- 費用感・導入のしやすさ・現場への定着しやすさの3点を軸に、複数サービスを比較検討するのが失敗しにくい進め方です
- 配置基準緩和や加算の算定要件は細かく変わるため、自治体・社会保険労務士への確認は欠かせません
- まずは自施設の課題（夜間の見守りか、記録の負担か、請求業務か）を整理したうえで、資料請求やデモで実際の使い勝手を確認するところから始めてみてはいかがでしょうか
よくある質問
Q. ICT導入にはどのくらい費用がかかりますか？
介護記録ソフトはクラウド型なら月額数万円〜十数万円程度から利用できるサービスが多く、見守りセンサーなどのハードウェアは機器台数に応じた初期費用がかかります。都道府県のICT導入補助金・介護ロボット導入支援事業の対象になる場合もあるため、具体的な費用感は各サービスへの資料請求や事業所所在地の自治体への確認をおすすめします。
Q. 小規模な施設でもICT導入の効果はありますか？
職員数が少ない施設ほど、記録や申し送りに割ける時間の余裕が小さい傾向があるため、業務時間の圧縮効果は相対的に大きく感じられることがあります。一方でシステム導入・運用に割ける人手も限られるため、操作がシンプルでサポート体制が手厚いサービスを選ぶことが特に重要です。
Q. ICT導入だけで人員配置基準を満たせるようになりますか？
いいえ、ICT導入そのものが自動的に人員配置基準を満たすわけではありません。基準を満たすかどうかは実際の常勤換算数（常勤職員数＋非常勤職員の週勤務時間合計÷週所定労働時間）で判定されます。ICT導入は職員の業務負担を軽減し、限られた人員でケアの質を維持しやすくする手段の一つと捉えるのが実態に近い理解です。
Q. 夜勤職員の人員配置基準が緩和される制度はありますか？
2024年度（令和6年度）の介護報酬改定では、特別養護老人ホームで見守りセンサーを入所者数の10%以上に設置し、安全な活用のための委員会設置・検討会実施を行うことなどを条件に、夜勤職員配置加算の人員基準が緩和される仕組みがあります（厚生労働省 社保審－介護給付費分科会資料）。特定施設でも同様に、複数のテクノロジー導入等を条件とした緩和特例があります。適用可否は施設の状況によって異なるため、詳しくは事業所所在地の自治体（指定権者）や顧問の社会保険労務士にご確認ください。
Q. 生産性向上推進体制加算とはどのような加算ですか？
見守り機器等のテクノロジー導入や業務改善の取り組み、効果データの提出などを評価する加算で、2024年度の介護報酬改定で新設されました。要件を満たす段階に応じて(Ⅰ)月100単位・(Ⅱ)月10単位が設定されています（厚生労働省資料（PDF））。対象サービスや詳細要件は改定内容の確認が必要なため、最新情報は公式発表でご確認ください。次回の介護報酬改定はおおむね3年に一度のペースで、2027年度に見込まれています。
